Zamknięcie firmy jest trudną decyzją, która wymaga dodatkowo dopełnienia kilku ważnych obowiązków. Samo zaprzestanie świadczenia usług lub sprzedaży towarów nie wystarczy, by można było uznać działalność za zamkniętą. Konieczne jest zgłoszenie zakończenia działalności do właściwych organów oraz dopełnienie zobowiązań wobec urzędu skarbowego. Jakie czynności wiążą się z zamknięciem działalności gospodarczej?
Obowiązki związane z wypowiedzeniem umów pracownikom
Pracodawca, który w swojej firmie zatrudniał inne osoby, przed podjęciem kolejnych kroków prowadzących do zakończenia działalności, musi rozwiązać umowy z pracownikami. Rozwiązanie umów koniecznie musi być złożone wszystkim pracownikom w formie pisemnej. W pisemnym wypowiedzeniu koniecznie musi znaleźć się przyczyna, z powodu której pracownik musi zakończyć pracę. Ponadto musi się tam również znaleźć informacja o przysługujących pracownikowi prawach w tym o możliwości odwołania się od wypowiedzenia czy rozwiązania umowy do sądu pracy. Jeżeli zajdzie konieczność skrócenia okresu wypowiedzenie, pracownikowi należy się odszkodowanie za pozostały czas. Podjęcie czynności związanych z wypowiadaniem i rozwiązywaniem umów warto zacząć minimum trzy miesiące przed zakończeniem działalności. W związku ze zwolnieniem pracowników konieczne będzie również między innymi wystawienie świadectw pracy, wyrejestrowanie pracowników z ZUS-u i wypłacenie ekwiwalentu za zaległe urlopy.
Wyrejestrowanie działalności z CEIDG
Kolejnym po rozwiązaniu umów krokiem jest złożenie formularza do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) z wnioskiem o zamknięcie działalności. Wniosek można złożyć na kilka sposobów np. osobiście we właściwym urzędzie lub online. W tym drugim przypadku całość procedury może odbyć się elektronicznie, jeżeli dysponujemy kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub mamy profil zaufany. W przeciwnym wypadku konieczne jest dodatkowo potwierdzenie złożenia wniosku poprzez osobistą wizytę w urzędzie. Wniosek możemy również wysłać listowni. Podpis musi zostać poświadczony notarialnie.
Zakończenie działalności firmy a ZUS
Jeżeli mamy już za sobą złożenie wniosku CEIDG-1 do urzędu, jako płatnicy składek zostaniemy automatycznie wyrejestrowani z ZUS-u. Dzieje się tak na podstawie formularza ZUS ZWPA. Konieczne jest jeszcze wyrejestrowanie zatrudnianych pracowników oraz zgłoszonych do ubezpieczenia członków rodziny. Pracowników wyrejestrować można przy skorzystaniu z wniosku ZUS ZWUA. Zgłoszonych członków rodziny z kolei wyrejestrowuje się za pomocą formularza ZUS ZCNA. Wyrejestrowanie musi nastąpić do 7 dni od momentu ustania obowiązku ubezpieczenia. Płatność ostatniej składki następuje po zamknięciu działalności a jej wysokość będzie proporcjonalna do okresu działania formy.
Obowiązki podatkowe
Zanim zamkniemy działalność, konieczne jest dopełnienie wszystkich obowiązków związanych z rozliczeniem podatku dochodowego. Należy więc sporządzić wykaz składników majątku należących do firmy oraz spis z natury. Ten drugi musi być wykonany przez osoby, które prowadził księgę przychodów i rozchodów albo opłacały podatek ryczałtowy. Jeżeli chodzi o wykaz składników majątku to powinien on zawierać między innymi nazwę danego składnika, datę jego nabycia i wartość nabywczą. Sam wykaz nie jest dokumentem, który musi zostać przekazany do urzędu skarbowego. Po stronie osoby zamykającej działalność leży jedynie obowiązek jego sporządzenia, przechowywania przez pięć lat i ewentualnego umożliwienia wglądu dla organów przeprowadzających kontrole. Co więcej, wraz z procedurami zamknięcia działalności należy wyrejestrować się w urzędzie skarbowym po uprzednim rozliczeniu podatków i zamknięciu księgowości firmy.
Obowiązek wyrejestrowania kasy fiskalnej
Procedura zamknięcia działalności gospodarczej obejmuje również obowiązek wyrejestrowania kasy fiskalnej. W czynności tej powinien pomóc nam serwisant, który wcześniej zajmował się jej rejestrowaniem. Ostatniego dnia, kiedy jeszcze korzysta się z kasy należy wystawić raport dobowy oraz miesięczny. Ten ostatni musi być wystawiony, jeżeli kasa posiada elektroniczny i papierowy zapis kopii. Jest to dokument, który podsumowuje cały miesiąc i mieści w sobie raporty dobowe. Po zakończonych czynnościach kasa zmienia tryb pracy na – do odczytu, a następnie sporządza się protokół odczytu jej pamięci. Ostatnim etapem jest złożenie wniosku w celu wyrejestrowania kasy z ewidencji kas. Oczekiwanie na wyrejestrowanie trwa zazwyczaj od czterech do ośmiu tygodni.
Zamknięcie działalności gospodarczej a VAT
Jeżeli likwidujemy działalność, która była zgłoszona do VAT, musimy przed jej zamknięciem sporządzić remanent. Konieczne jest więc zgłoszenie VAT-Z, w którym informujemy odpowiedni organ o zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej. Mamy na to 7 dni od momentu zakończenia działalności. Ważną rzeczą, o której należy wiedzieć jest fakt, że majątek z działalności, który pozostał w rękach firmy jest objęty opodatkowaniem. Sytuacją idealną jest więc sprzedanie towaru przed zamknięciem firmy. Po złożeniu formularza VAT-Z zostaniemy wykreśleni z rejestru podatników objętych VAT-em. W przypadku, gdy firma była podatnikiem VAT-UE, traci automatycznie również ten status. Dla ułatwienia deklarację można złożyć online poprzez portal podatkowy. Istnieje też możliwość skorzystania z aplikacji e-Deklaracje i złożenia wniosku w ten sposób. Dodatkowo warto pamiętać, że dokumentacja związana z prowadzeniem działalności gospodarczej musi być przechowywana przez 5 lat od zamknięcia firmy. W tym czasie możliwe są jeszcze kontrole podatkowe.
Zamknięcie firmy czy zawieszenie działalności?
Zamknięcie firmy to ostateczność, zanim się na to zdecydujemy warto wiedzieć, że możliwe jest również zawieszenie działalności. Zawieszenie jest często dobrym rozwiązaniem, by przetrwać trudniejszy czas, a gdy sytuacja się poprawi mamy ciągle możliwość powrotu. W czasie zawieszenia nie musimy płacić składek na ubezpieczenia społeczne. Tracimy jednak prawo do ubezpieczenia zdrowotnego.